Hvordan forberede organisasjonen

Sørg for rett forankring

Støtte fra ledelsen i organisasjonen din er avgjørende for prosjektets suksess og gjennomføring. Prosjektet må være i samsvar med ledelsens fokus og ambisjoner og støtte organisasjonens strategi. 

Det er viktig å vise hvilken aktuell utfordring designprosjektet kan bidra til å løse i din virksomhet. Det kan for eksempel være:

• Øke effektivitet eller omstillingstakt
• Redusere risiko
• Møte endrede brukerkrav eller kundeforventninger
• Øke markedsandel
• Styrke konkurranseevnen

For å få aksept for å sette i gang prosjektet er det nyttig å kunne vise til styrkene til et designdrevet innovasjonsprosjekt kontra andre metoder. Det er viktig at du kan forklare hvordan designdrevet innovasjon kan gi økt verdi til din virksomhet. Det kan også være nødvendig å forklare at innovasjonsdrevne prosjekter må ledes på en annen måte.

Skaff mandat

Det er viktig at du sikrer tilstrekkelig mandat for å jobbe med design som metode for innovasjon. Det er også nødvendig å sikre mandat for at du har tilstrekkelige ressurser – tid, budsjett og mennesker – til å gjennomføre prosjektet. Du bør alltid tilstrebe å få på plass et entydig, skriftlig mandat.

Ledelsen i virksomheten din bør ha en best mulig forståelse om hvordan arbeidet skal gjennomføres i ulike faser. De bør også ha en forståelse for hvordan denne måten å jobbe på er forskjellig fra andre utviklingsprosjekter. Vær tydelig å forventningsstyre at diagnosefasen kan oppleves som lang i et designprosjekt.

Designdrevet innovasjon omfatter nye prosesser, metoder og verktøy for å skape brukerorienterte produkter eller tjenester. En skal ut av kontoret for å skaffe dyp innsikt i brukerenes behov. Innsikten kan være avslørende og utfordre eksisterende praksis. Mye av arbeidet krever et godt tverrfaglig samarbeid. I mange virksomheter kan dette være uvant og nytt og kreve ekstra tydelige mandater for å sikre arbeidsrom.

For å sikre tempo og framdrift kreves det også større grad av selvstyring enn i andre prosjekter. Lederens rolle er mer motivator og støttespiller enn kontrollør. Fokus er på læring og ikke produksjon av del-leveranser.

Husk at gode innovatører lener seg framover. De venter ikke på å få lov, de driver ofte ideene framover på tross av tregheten i organisasjonen. For å skape noe må du ta mye ansvar selv og ha en CAN DO-holdning, ikke være redd for å gå litt utenfor mandatet eller tråkke på noen tær. Om du kjenner organisasjonen og lederne godt, så vet du hvor smertegrensene går.

Bygg eierskap

Design som arbeidssett kan være nytt for mange – og det vil kanskje være ulike oppfatninger om alt fra metode, til hva man kan oppnå og hvilke endringer prosjektet kan skape i organisasjonen. Tydelige mål for prosjektet, grad av involvering, forventning om tverrfaglighet og toleranse for usikkerhet bør formidles klart og konsekvent til alle involverte.

Mange er i utgangspunktet skeptiske til forandring. Bruk gjerne tid i starten på finne ut hvorfor og hvilke grep du kan ta for å få oppslutning om idéen og måten å jobbe på. Vær klar for å forankre og justere forventninger hos interne og eksterne interessenter også under prosjektets gang. Dette skjer ikke bare gjennom utsendelse av informasjon. Det er viktig å ta fysiske møter med berørte parter, involvere fra starten av prosjektet og være aktiv med med å bygge eierskap hele veien. Du bør identifisere hvem som blir berørt av det videre arbeidet. Vurder alle typer interessenter av brukere, ansatte og andre aktører. Beskriv hvordan de ulike partene berøres, hvilken holdning dere tror de har til prosjektet, og hvordan de skal involveres.

Dersom prosjektet involverer eksterne partnere, kan det være forskjellige drivere for endring og innovasjon. For å skape gode rammer for prosjektet må dere sørge for at interne og eksterne partneres mål, forventinger og roller er avstemt og avklart. Det vil sikre deg bedre eierskap og forpliktelse til prosjektet.