Designprosessen ga overraskende innsikt – skal bidra til at flere fullfører videregående

Politikere har kranglet om frafall i årevis, men foreløpig har ingen klart å løse problemet. Og det er ikke rent lite som står på spill. Uten fullført videregående opplæring blir det vanskeligere å komme seg inn på arbeidsmarkedet, noe som kan føre til et vedvarende utenforskap.

Et nytt prosjekt prøver å løse denne floken. Grünerløkka er Oslos mest folkerike bydel med 62 500 innbyggere, og det er også bydelen der forskjellene innad i befolkningen kanskje er størst.

– Vi er en sammensatt bydel med store forskjeller innad i befolkningen, sier Shivani Sharma. Hun er leder for «Sammen for å fullføre og bestå» i Bydel Grünerløkka, et samarbeidsprosjekt mellom bydelen og Utdanningsetaten i Oslo.

For å løse frafallsproblemet, tok bydelen og Utdanningsetaten i bruk designdrevet innovasjon med designhjelp fra Designit. Målet var å finne roten til problemet. Etter en grundig prosess har bydelen nå ansatt to såkalte «overgangsguider» som skal hjelpe elevene i den sårbare overgangen mellom grunnskolen og videregående opplæring.

– Overgangsguidene kan jobbe fleksibelt på tvers av bydelen og skolene. De kan bevege seg utenfor de klassiske rammene og har mandat til å følge elevene mellom de ulike arenaene. Det er gull verdt! konstaterer Sharma.

Ville forstå kjernen i problemet

Ifølge Sharma kan frafall fra videregående skole føre til vedvarende utenforskap og manglende tilknytning til arbeidslivet, også i voksen alder. Frafall fra videregående skole øker også sannsynligehten for å bli ung ufør. 

– Utenforskap koster samfunnet 30 milliarder kroner årlig. Høyere gjennomføringsprosent i videregående opplæring derfor ha en enorm samfunnsøkonomisk gevinst, sier hun.

Frafallsproblemet er blitt forsøkt løst flere ganger tidligere i bydelen, uten at det har ført til ønskede resultater. Denne gangen ønsker de å prøve noe nytt.

Sammen med Utdanningsetaten søkte Bydel Grünerløkka om støtte fra Stimulab – en ordning som skal stimulere til innovasjon i offentlig sektor. DOGA og Digitaliseringsdirektoratet står bak ordningen som stiller krav om at prosjektene skal utvikles gjennom en designdrevet prosess.

Lurer du på hva designdrevet innovasjon er? Last ned vårt nye introkurs i designdrevet innovasjon i dag >>

Kartlegging av strukturene rundt eleven

En designdrevet innovasjonsprosess begynner med en grundig kartlegging av situasjonen.

I dette tilfellet har en sett på strukturene rundt eleven – fra lærere til sosiallærere, NAV, barnevern, ungdomsskole, videregående skole, Utdanningsetaten, og så videre – og kartlagt hvordan alle disse jobber og samarbeider.

Så kunne de jobbe helhetlig og tverrfaglig derfra for å finne frem til nye løsninger. Underveis gjelder det å involvere alle relevante aktører, og teste ofte og mye.

– Det var en kvalitetsprosess hvor vi hele tiden passet på at vi var på rett vei, altså om de tingene vi gjorde faktisk bidro til å løse problemet: frafallet, sier Trond Lien.

Han er direktør for videregående opplæring, voksenopplæring og fagopplæring i Utdanningsetaten, og det er han som har holdt i prosjektet hos utdanningsadministrasjonen.

– Designerne pushet oss til å være i det jeg kaller for en «undringsfase» ganske lenge. De var ikke redde for å stille spørsmål om vi hadde gått for fort frem, om det fantes muligheter vi ikke hadde utforsket. Slik fikk vi belyst flere alternativer og forsikret oss om at vi fant det riktige problemet å løse, før vi gikk i gang med i løse det, sier Lien, og fortsetter:

– Fokuset var hele tiden: Gjør vi dette riktig med tanke på de 15-16-åringene vi skal hjelpe? sier han.

– Har klart å involvere alle relevante aktører

I løpet av den første fasen oppdaget de noe helt avgjørende: i overgangen fra ungdomsskolen til videregående blir ungdommene overlatt til seg selv – fordi ingen har mandat til å følge dem opp.

Dette er noe av kjernen i designdrevet innovasjon: Det er en systematisk prosess for samarbeid. Det som er nytt denne gangen, sammenlignet med tidligere forsøk på å løse dette problemet, er nettopp at de har samarbeidet på tvers av offentlige virksomheter.

– På hver vår kant antok vi at de andre hadde flere fastsatte strukturer enn det som var tilfellet. I designprosessen oppdaget vi at det egentlig ikke var noen som holdt i denne overgangen fra ungdomsskolen til videregående skole. Overgangen er sårbar, og det er behov for brobyggere som kan hjelpe ungdommene i denne overgangen, sier Sharma.

Jobber mer helhetlig

Særlig nyttig var det at designerne visualiserte problemstillingen. Etter en lang kartleggingsfase fikk Sharma, Lien og deres kollegaer presentert en tydelig visuell fremstilling av kommunikasjonsflyten og elevenes brukerreise. Det bidro til at de fikk en felles forståelse av problemet.

Slik oppdaget de overgangsfasen som Sharma beskriver som et «hull som måtte tettes». Og det er her overgangsguidene kommer inn.

De har mandat til å følge ungdommene fra de starter i tiendeklasse, lære dem å kjenne også utenfor skolen og følge dem gjennom det første året på videregående. Guidene skal være en brobygger på tvers av de ulike arenaene ungdommene må forholde seg til, og en trygg voksenperson som støtter, heier og utfordrer.

 – Denne gangen har vi gjort et grundig forarbeid. Vi ønsket å gå ordentlig i dybden av utfordringen, slik at vi har tilstrekkelig kunnskap for tiltakene som settes i gang. I tillegg har vi fått god hjelp til å utvikle en gevinstrealiseringsplan og ulike måleindikatorer som kan hjelpe oss med å måle faktiske effekter og gevinster av tiltakene vi setter inn, sier Sharma, og legger til:

– Jeg tror det er helt avgjørende at stillingene deres eies og finansieres av både Bydel Grünerløkka og Utdanningsetaten. Det sikrer at vi begge tar ansvar og samarbeider på tvers av virksomheter og arbeidsområder, sier Sharma.

Skalerbar og overførbar løsning

Ifølge Trond Lien har det gjennomgående vært viktig å dokumentere prosessen. Dersom det viser seg at ordningen – som nå piloteres i Grünerløkka – er god, vil det bli enklere for andre å ta den i bruk.

– Ordningen er enkelt skalerbar og kan raskt tas i bruk andre steder fordi vi har gjort oss flid med å skriftliggjøre rammene rundt, sier Lien.

Tone Bergan er seniorrådgiver for design i DOGA og har fulgt prosessen til Bydel Grünerløkka tett.

– Prosjektet har gjort veldig mye riktig. Frafallsproblematikken er utrolig komplisert, men de har klart å involvere alle relevante aktører i prosessen. Tidligere har det vært for fragmentert, og hver for seg har de ikke sett blindsoner og hull i tjenestetilbudet. Det forsøker de nå å tette, sier Bergan.

Fire nøkkelinnsikter fra Bydel Grünerløkkas prosjekt med designdrevet innovasjon:

1. Sett av nok ressurser til å bidra inn i prosjektet. Tone Bergan trekker her frem Shivani Sharma som har lagt ned utrolig mye arbeid som prosjektleder og koordinator, og de andre aktørene har hatt dedikerte ressurser som holder i det.
2. Tilrettelegg for godt samarbeid med designerne. Man kan ikke bare forvente at eksterne byråer skal levere en løsning og trekke seg ut. Dette endrer måten de jobber på – de må være involverte og ta eierskap gjennom hele prosessen.
3. Sikre at prosjektet er forankret hos ledelsen på begge sider. Det er avgjørende for å få til endring. Mange prosjekter som settes i gang uten forankring i toppen, avsluttes på grunn av manglende støtte.
4. Vær åpne for å lære nye arbeidsmetoder. Gjennom Stimulab har Bydel Grünerløkka fått fasilitert en ny arbeidsprosess de kan ta med videre. Det kan gi økt innovasjonskompetanse fordi de vet hvordan de skal ta det i bruk selv.