Hvordan velge rett designpartner

Vær en god bestiller

Med en god beskrivelse av oppgaven, en overordnet prosjektplan, mandat og budsjett, har du et godt grunnlag for å finne riktig designpartner. Du kan trekke ut essensen av dette i en behovsbeskrivelse, ofte kalt «designbrief».

En behovsbeskrivelse har som formål å tydeliggjøre hvilket behov prosjektet skal løse og hvordan det skal gjennomføres. Det er et viktig dokument for å styre forventninger til prosjektet og effekten det skal ha. 

Designbriefen har to hoveddeler. Del én beskriver innholdet i prosjektet; hvorfor, hva og for hvem. Den andre delen beskriver hvordan prosjektet skal levere innholdet; når, med hvem og til hvilken kostnad.

Innholdsbeskrivelse

• Hvorfor skal vi gjennomføre prosjektet?
• Hva skal vi levere?
• Hvem skal bruke løsningen?

Sett prosjektet inn i en relevant sammenheng. Hvordan skal dette prosjektet bidra til å oppnå virksomhetens visjon og overordnede mål? Hvilke andre prosesser eller prosjekter grenser prosjektet opp mot? Dokumentet må også beskrive ufravikelige krav til løsningen, men ikke selve løsningen. Den er det prosjektet som skal komme fram til. Det er en fordel å summere opp innsikt du allerede har om målgruppen(e) her.

Gjennomføring

• Når skal vi starte opp prosjektet og hvor lenge skal det vare?
• Hvordan ser prosjektorganisasjonen ut?
• Hvilket budsjett har vi?

Sørg for at designbriefen utvikles og justeres gjennom dialog med designpartner og eventuelle andre interessenter, og fryses når prosjektet starter. Briefen må avklare rollefordeling mellom oppdragsgiver og designpartner. Endres briefen underveis i prosjektet, må dere bli enige om hvilke konsekvenser dette får for innhold, tidsplan og ressursbruk. 

Definer gode kriterier

Det kan være en utfordring å velge riktig designpartner. Det finnes mange byråer, noen små med ulik spesialisering andre store som dekker sammensatte tverrfaglige behov. I tillegg til bør man vurdere kompetansen til det konkrete teamet som blir tilbudt.

Første steg er å velge ut de mest aktuelle byråene basert på oppdragets behov og omfang.

Faktorer som bør vurderes for å velge hvem som skal kontaktes:

• Strategisk tyngde
• Bransjeinnsikt og tidligere erfaring
• Designkompetanse
• Internasjonal vs. lokal tilstedeværelse og erfaring
• Gjennomføringsevne

Omfattende prosjekter i store organisasjoner bør også evaluere

• Erfaring med forankringsprosesser 
• Kapasitet til implementering
• Kompetanse til å gjennomføre endringsproseser

I andre steg defineres kriterier for vurdering av mottatte anbud. Her er noen eksempler på hva som kan være med:

Kvalitet og oppdragsforståelse

• Oppdragsforståelse (f.eks hva anser byrået som vesentlige suksesskriterier og utfordringer, plan for arbeidet og grov tidsdisponering)
• Metoder for innovasjon (f.eks tilnærming til oppgaven og hvordan det legges til rette for å ta ut innovasjonspotensial)
• Målbilde (f.eks mulige mål for bedre produkt/tjenestekvalitet for brukerne og gevinstene for virksomheten)

Tilbudt team og samlet kompetanse

• Teamsammensetning
• Kompetanser
• Personlig kjemi 
• Referanseprosjekter

Pris

Husk at du kjøper kompetanse, så de to første kriteriene bør derfor vektes mer enn pris.

Gjennomfør anbudsprosess

Når du har mottatt tilbud fra aktuelle designpartnere, evaluerer du basert på kriteriene i designbriefen. Hvis flere byråer kommer jevnt ut av evalueringen kan det være aktuelt å invitere dem hver for seg til en samtale for å avklare spørsmål du måtte ha til tilbudet, og kunne ta et best mulig valg av designbyrå.

Difi har utarbeidet en guide til anskaffelsesprosessen for deg som jobber i en offentlig virksomhet. Her får du veiledning til hvordan forberede og gjennomføre en offentlig anskaffelse. 

Sett deg inn i lover og regler

For deg som jobber i offentlig sektor vil det være viktig å kjenne til hvilke regler som gjelder når du skal knytte til deg en rådgiver i design. I en privat virksomhet står du friere. Det vil uansett være smart å innhente tilbud fra flere byråer slik at du kan sammenlikne pris og vurdere oppgaveforståelse og hvilken tilnærming som passer best for din virksomhet. Tenk også gjennom hvilken kompetanse du trenger å forsterke teamet ditt. Enten du jobber i en privat bedrift eller hos en offentlig aktør vil det være smart å kjenne til regler for opphavsrett for de løsningene som utvikles.

Sjekkliste offentlige anskaffelser

• Hvilke regler gjelder for offentlige anskaffelser?
• Kan jeg jobbe innenfor reglene om innovative offentlige anskaffelser?
• Kvalifiserer prosjektet vårt for støtte gjennom offentlige ordninger?
• Skal vi som offentlig institusjon gjøre én stor anskaffelse, eller skal vi gjennomføre flere mindre anbud? 
• Hva bør vi spesifikt avklare med våre partnere?Et eksempel kan være merkevarebeskyttelse/patent for ny løsning.