Før
Hva er utfordringen
- Beskriv oppgaven tydelig
- Sett ambisjonsnivå
- Lag en overordnet plan
Du har en utfordring i din organisasjon og du trenger innovasjon og nytenkning for å løse den. Det kan være nye krav fra brukerne, endret etterspørsel, eller ineffektive måter å jobbe på internt. Du er klar for å sette i gang et designdrevet innovasjonsprosjekt. Men hvordan kommer du i gang på en god måte? Nøkkelen ligger i gode forberedelser. Oppgaven må beskrives tydelig, det må settes riktige ambisjoner og det må lages en relevant og realistisk plan for prosjektet. En klar beskrivelse av gevinstene vil også være til hjelp, ikke minst når du skal selge inn satsingen.
Beskriv oppgaven tydelig
Oppgavebeskrivelsen er viktig for å oppnå felles forståelse for hvorfor organisasjonen skal sette i gang prosjektet, hva prosjektet skal løse og hvem som er målgruppen.
En av styrkene i designdrevne prosesser er at de kan avdekke ukjente problemstillinger. Det er ofte innsikten i disse som skaper de gode innovative løsningene. Beskrivelsen av hva som skal leveres må derfor være åpen nok, slik at prosjektet har tilstrekkelig rom til å gjøre oppdagelser underveis.
Oppgavebeskrivelsen bør definere hvilket problem som skal løses. Det er nyttig å stille åpne spørsmål som «hva», «hvorfor» og «for hvem» for å kunne beskrive problemet på en tydelig og presis måte.
Like viktig er det å tidlig definere prosjektets avgrensninger. Hva skal vi ikke løse? Hva er utenfor fokus? Det er en fordel å avdekke hvilke faktorer som kan gjøre at løsningen ikke blir godkjent i framtiden. God design skapes ofte under til dels store begrensninger, da det tvinger fram de mest kreative løsningene.
CASE
Da Oslo universitetssykehus skulle forbedre måten de møtte brystkreftpasienter på, var en klar avgrensning at ingen IT-systemer skulle endres. Ledelsen erkjente at endringer i IT-systemer er kostbare og tidkrevende, og ville øke risikoen for at prosjektet aldri kunne gjennomføres. Selv med denne begrensningen lyktes prosjektet med å redesigne tjenesten og opprette et brystkreftsenter som skapte enestående resultater.
Oppgavebeskrivelsen bør også angi antatt hovedmålgruppe for løsningene. Hvem skal det skapes noe for? Hvilken innsikt har organisasjonen i målgruppen, eventuelt hva slags innsikt ønsker dere at prosjektet skal bygge?
Oppgavebeskrivelsen er også en viktig del av beslutningsgrunnlaget for intern eller eventuell ekstern finansiering. Det samme gjelder for valg av designpartner eller andre aktører dere vil samarbeide med.
En oppgavebeskrivelse skal svare på:
Hva er situasjonen i dag og hvordan vil den utvikle seg videre hvis vi ikke gjør noe? Hva er bakgrunnen for at virksomheten trenger en ny løsning på dette området? Hvorfor skal vi gjøre det nå?
Hvilke kjente utfordringer har vi? Hva kan ligge bak? Vektlegg brukerbehov og hvilke forbedringsmuligheter nye løsninger kan gi. Forbedringene må være relevante og gi økt nytte og en bedre opplevelse for kundene eller brukerne.
Hva ønsker dere å oppnå? (økt betalingsvillighet og/eller brukertilfredshet, nye og effektive arbeidsformer, mer effektive prosesser, reduserte kostnader, økte markedsandeler, gå inn i nytt marked, etc.)
Hvilket produkt/tjeneste skal virksomheten utvikle eller forbedre? Sørg for at oppgaven er åpen og ikke låst til én type løsninger.
Hvilke avgrensninger har oppgaven? Hva skal vi ikke gjøre? Er det føringer på tid, anvendt teknologi, utvikling- eller driftskostnader?
Hva antas å være de største flaskehalsene eller barrierene for prosjektet?
Hvem skal bruke løsningen?
Hvilken type brukere bør involveres i utviklingen?
Se mer
-
![Marius Andresen, K8]()
Tips til design-nybegynnere
-
![Ulrika Staugaard, Statsbygg]()
Hva er det ideelle oppsettet for et designdrevet innovasjonsprosjekt?
-
![Stefan Moritz, McKinsey]()
Dette må du ha på plass for å lykkes!
Sett ambisjonsnivå
Før oppstart er det viktig å etablere et felles ambisjonsnivå for alle deltakerne, inklusive ledelsen. Hva ønsker dere å oppnå med prosjektet? Hvor omfattende er oppgaven, og hva er forventningen til leveransen? Hvor lenge skal løsningen fungere? Hvor høyt sikter dere? Sett gjerne et høyt, men realistisk ambisjonsnivå. Da sikrer du driv, engasjement og motivasjon. Det må være samsvar mellom ambisjonsnivået, organisasjonens kapasitet, budsjett og interessentenes forventninger.
Typiske områder å ta stilling til er om løsningen bør være:
- Inkrementell forbedring, nytt produkt/tjeneste eller radikal innovasjon?
- Ny i regionen, Norge, Europa, verden?
- Kvalitetsmessig som konkurrentene, best i landet, best i Europa eller best i verden?
- Lokal – regional – internasjonal
Selv om målet er felles kan grunnene til å sette i gang et innovasjonsprosjekt være forskjellige blant ulike interessenter. De kan også ha ulike forventninger til hvilke gevinster dere skal oppnå. Å sette konkrete mål for mulige gevinster kan bidra til å avstemme forventningene, for eksempel:
- Inntektspotensial: 1 – 10 – 50 – 100 millioner
- Kostnadsbesparelser: 1 – 10 – 50 – 100 millioner
- Kundetilfredshet: Forbedring i NPS (Net Promoter Score) eller andre parametre
- Kundelojalitet: Reduksjon i frafall, økning i levetid o.l.
- Prosesseffektivisering: Reduksjon i ventetid, feilrate, o.l.
- Innovasjonshorisont: 1 – 3 – 5 – 10 – 25 – 50 år
Klarhet i disse faktorene hjelper prosjektet med å prioritere mellom alternative løsningsforslag.
CASE
Maritime Cleantech ville utforme en framtidsvisjon for cruisebransjen for å skape debatt, trigge nytenkning og innovasjon blant sine medlemsbedrifter. De valgte å sette to tidshorisonter for innovasjonsarbeidet: 2025 for å trigge innovasjon i praktiske løsninger som kan implementeres på kort tid og 2050 for å strekke tankesettet langt nok inn i framtiden til å skape radikale innovasjoner.
Vær åpen for at designdrevne innovasjonsprosjekter avdekker uante muligheter som overgår eller kan endre ambisjonene i prosjektet.
Det er viktig å etablere et felles ambisjonsnivå for alle deltakerne, inkludert ledelsen. Ambisjonsnivået skal være høyt, men det skal være realistisk å gjennomføre for organisasjonen.
Lag overordnet plan
Med oppgavebeskrivelsen og avklart ambisjonsnivå har du grunnlag for å lage en overordnet plan for prosjektet. I designdrevne innovasjonsprosjekter er det noen sentrale punkter det er særlig viktig at planen beskriver:
Er virksomheten din stor, trengs det mer tid i forkant for å forberede organisasjonen: forankring av oppgaver og ambisjoner, sikre riktige ressurser og introdusere nytt tankesett og ny arbeidsform.
Designdrevne prosjekter trenger mer tid i innsiktsfasen enn andre typer prosjekter, da en typisk skal rekruttere og dybde-intervjue kunder. Det bør også skapes rom for iterasjoner, dvs at prosjektet gjør flere runder med samme type oppgaver. Designere kan gi råd om riktige aktiviteter og tidsestimater for ditt prosjekt.
Om du ikke har egen designavdeling trenger du profesjonell hjelp til å drive prosessen med kvalitet. Det må settes av tid og budsjett til dette.
Om prosjektet ikke har en naturlig overgang til utvikling og realisering, bør du sette av tilstrekkelig tid til involvering og innsalg etter at løsningene er ferdige.
Tenk implementering allerede fra start. Innovasjonsprosjektet er første del av et løp for utvikling og realisering. Det kan være lurt å utforme en plan for helheten og synliggjøre at dette prosjektet er første fase av noe større.