Tema: Systemendring gjennom design

Karoline: Det er uten grunn at dette er radikal innovasjon!

Ingrid: For meg har denne metodikken vært en måte å få opp et visuelt bilde av kompleksiteten.

Ragnhild: Du lytter til podkasten Våre Steder, som nå har lagd en serie i tre deler for DOGA i forbindelse med deres innovasjonsprogram Gnist. Musikken du lytter til er laget av vår kjære musiker Petter Winther. Jeg heter Ragnhild.

Karoline: Og jeg heter Karoline.

Ragnhild: Og nå skal vi snakke om systemdesign. Det tror jeg mange synes er ganske mystisk, men jeg skal fortelle dere en liten hemmelighet, og det er at det hele er veldig enkelt. Systemdesign er bare et samtaleverktøy for å få oss til å snakke bedre sammen. Og har du lyst til å lære mer om det, så er det bare å glede seg. Det er jo sånn at i dag står kommunene i Norge overfor ulike, men store utfordringer. Vi kaller det gjerne kriser. Det er kommuneøkonomi i krise. Det er klimakrise, som igjen kanskje leder til flomkrise. Det er fraflytting. Det er eldrebølger, og det er beredskapskrise i Nord-Norge. Hva har systemdesign med dette å gjøre? Vi har en hypotese om at systemdesign gjør kommunene i stand til å forebygge de varslede samfunnsutfordringene, altså krisene. Det skal vi grave i i dag.

For å forstå dette med systemdesign, så har vi fått med oss to eminente gjester. Jeg vil begynne med deg, Ingrid Blichfeldt. Ingrid kjenner den kommunale virkeligheten godt. Hun har arbeidet innenfor velferdsområdet i blant annet i Asker kommune i over ti år. Og for tida er hun spesialrådgiver i kommunesektorens organisasjon, hvor hun arbeider med partnerskap for radikal innovasjon. I det arbeidet har Ingrid vært involvert i prosesser hvor systemdesign er benyttet. Takk til deg, Ingrid, for at du har tatt deg tid til å være her sammen med oss.

Karoline: Hallo, hallo!

Ragnhild: Og så har vi med oss Adrian Michalak-Paulsen. Han har drevet nybrottsarbeidet for å utvikle og fremme tjeneste- og systemorientert design i Norge i over ti år. Du

er designer og studioleder i Halogen, som du også har vært med på å bygge opp, og hvor dere arbeider med blant annet systemdesign i det daglige. Jeg må nevne en ting til: Du er også ansvarlig, og dette er viktig, for den første modulen i kompetanseprogrammet til Gnist, som handler om systemdesign. Nettopp derfor tenker jeg det er ålreit å begynne med deg. Adrian, hvorfor brenner du for systemdesign?

Adrian: Først, hei! For en raus introduksjon, takk! Det er hyggelig å være med, Ingrid. Hvorfor jeg brenner for det? I den enkle versjonen begynner jeg rett på sak som en person, at jeg har følt på det. Jeg skulle prøve å gjøre et prosjekt som handlet om oljevern. Du nevnte beredskap. Det prosjektet var selvvalgt under studiene, og det var fordi jeg var i Telemark da Full City (oljetanker) gikk ned, og hele kysten ble dekket med olje. Det å stå der og da være en sånn designer i en training, og føle på «hvordan bidra her?» Hvordan gjøre en forskjell på noe som er så komplekst og sammensatt som oljevernberedskap? Og da begynte jeg å lete etter måter å styrke min egen verktøykasse på, og fant systemorientert design. Jeg fant en tilnærming hvor designers verktøykasse blir styrket med tenkning og metode fra systemtenkning, for å bli litt bedre rustet for å forholde seg til skikkelig komplekse problemstillinger uten å bli fullstendig overveldet.

Ragnhild: Ja, uten å bli fullstendig overveldet. Adrian, hjelp oss med å ikke bli fullstendig overveldet.

Karoline: Tenk deg at jeg, Karoline, er fem år. Hvordan forklarer du systemdesign til meg?

Adrian: Karoline, fem år? Det jeg vil foreslå er at vi setter oss på et bord, og så tar vi med litt papir og en blyant. Og så vil jeg at vi to skal ta et eller annet du bryr deg om. Du er veldig glad i jordbær. Da tar vi og setter en kurv med jordbær på arket, og sier vi: «Vi har lyst til å sørge for at du har gode jordbær neste år.» Du må glede deg skikkelig til jordbær neste år. Det jeg vil bruke i verktøykassen, er å sammen med deg forstå hvordan jordbær kommer hit, hvem det er som hjelper oss å få jordbær mellom åkeren og dit, hvordan vi gjør det sånn at forutsetningen er best mulig for det å bli gode jordbær, og så forstår vi hvordan det henger sammen. Og så kan jeg sitte sammen med deg og si: «Hva er det vi kan gjøre for å øke sjansen for det?» Jeg vil for eksempel si: «Skal vi betale det lille ekstra sånn at det blir litt bedre forutsetning for de som plukker det?» Og så er det større sjanse for at de kommer tilbake neste år. Så jeg ville brukt det som et eksempel på å forstå et system, og så prøve å designe eller utvikle en eller annen måte vi kan påvirke det for å få mer av de

Karoline: Ja, det var veldig fint.

Ragnhild: Jeg er enig! Det tenkte jeg også.

Karoline: Karoline, fem år, forstår.

Ragnhild: Ragnhild fem år også! Ingrid, vi innledet med å si at du jobber i Partnerskap for radikal innovasjon i KS. Kan du også begynne med å fortelle litt om hva det er du gjør der?

Ingrid: Ja, det kan jeg gjøre. Partnerskap for radikal innovasjon er opprettet fordi flere kommuner fortalte KS at det er noen komplekse utfordringer som hver enkelt kommune opplever at blir for sammensatte og litt for store til å klare å finne gode løsninger på selv. For kommunene leter jo hele tiden etter nye måter å gjøre ting på og mer effektivt. Det kommer en nasjonal strategi av en eller annen sort, og så prøver man å jobbe bedre for å gi bedre tjenester til innbyggerne sine. Men så er det noen store samfunnsutfordringer, og du nevnte jo flere av dem innledningsvis, som treffer kommunene på ulikt vis.

Derfor pekte kommunene på KS, som alle kommuner er medlem av. «Kan dere hjelpe oss i dette landskapet, stå og ta et større ansvar innenfor innovasjon og prøve å finne gode løsninger, sånn at kommunesektoren er bedre rustet til å møte utfordringene som møter oss nå og fremover?» Da valgte vi gjennom en prosess, sammen med Adrian og co, to store samfunnsutfordringer. Det er ungt utenforskap, og endringene som møter oss gjennom demografiske endringer i fremtiden, blant annet eldrebølge, og at vi om noen år blir en lavere andel i arbeidsfør alder. Det gjør at vi verken har folk eller penger til å dekke alle behovene som eldre og andre innbyggere har. Det gjør at vi ikke kan møte fremtiden og jobbe på samme måte som vi gjør i dag. Da kan systemorientert designmetodikk hjelpe oss i å forstå det komplekse bildet fra kommuneperspektivet, men også kanskje fra andre perspektiver.

Ragnhild: Ingrid, du nevner noen konkrete eksempler, sånn som det med demografiske utfordringer for en kommune. Kan vi være enda mer konkret? Hvordan ville det vært relevant for en kommune å prøve å bruke systemdesign hvis de sliter med typisk demografiske utfordringer? Kan det brukes på den enkelte kommunens nivå?

Ingrid: Ja, det tenker jeg absolutt at det kan. For meg har denne metodikken vært en måte for å få opp et visuelt bilde av kompleksiteten. Ofte kan det visuelle hjelpe oss i å forstå bitene, og hvordan de kanskje henger sammen. Eller ikke henger sammen. Kanskje det er noe man trodde hengt sammen, som kanskje ikke henger så mye sammen likevel. Du nevnte at jeg har jobbet mange år i kommune, og der driver vi hver dag og prøver å forstå bitene. Ofte jobber man i en fagavdeling eller i en silo, men også gjennom å jobbe på tvers får man et mer og mer komplekst bilde av virkeligheten. For eksempel hvis man skal møte eldrebølgene. Hvis man er en kommune som vet at man innen fem år må ha flere sykehjemsplasser eller flere omsorgsboliger fordi vi vet at behovene til innbyggerne våre kommer til å øke, og at kapasiteten må opp, så er det ganske store, viktige avgjørelser for veldig mange år. Både for store og små kommuner, og da kan jo denne metodikken hjelpe deg i å få opp en kunnskapsbasert debatt og diskusjon. Om vi gjør det på denne måten, hvordan vil det påvirke andre deler av tjenestetilbudet? Vi har i flere år jobbet med og bidratt til at flere eldre bor lengst mulig gjemme. Hvordan kan vi påvirke det, og hvordan skal vi bygge våre fremtidige sykehjem sånn at vi også understøtter det at flere eldre kan bo hjemme?

Bare for å dra et eksempel. Inni der har du jo hvilke utbyggere vi har i vår kommune, hvilke aktuelle tomter har vi, kompetansemuligheter, mulighet for å påvirke arbeidsplasser og frivillighet. Det er et stort aktørbilde som vil bli påvirket av et kommunestyres avgjørelse om man skal bygge et sykehjem eller boliger sånn eller slik. Da tror jeg at denne metodikken kan hjelpe oss å forstå kompleksiteten og bidra til at vi kan snakke sammen med disse forskjellige aktørene på kanskje en mer strukturert måte. Kanskje ikke strukturert er riktig ord, men opplyst. Så vi kan forstår hverandre på en bedre måte.

Ragnhild: En hjelp til den tverrfaglige samtalen, men også den samtalen mellom helt ulike aktører som kanskje ofte sitter med foten i helt ulike leirer?

Ingrid: Mhm.

Karoline: Tenker du at man ikke gjør dette i en kommune allerede?

Ingrid: Jo, det gjør man jo. Jeg tenker at systemorientert designmetodikk er en metode i den verktøykassa, og man også har mange andre metoder man kan bruke. Man kan også kanskje tenke: «Hvorfor skal en liten kommune gjøre dette? Hvorfor skal hver og en kommune gjøre dette?» Det er kanskje heller ikke nødvendig. Kanskje man kan slå seg sammen, gjøre det sammen, eller kanskje man kan lære av noe en annen kommune har gjort. Det er derfor jeg tenker at KS som en aktør ... Det arbeidet vi nå har gjort, håper jeg jo kommer flere kommuner til gode ved at det også kan ha relevans helt lokalt. Så her er det viktig å dele kunnskap og erfaringer på tvers etter hvert som flere tester ut og gjør seg noen erfaringer.

Adrian: Det er et veldig godt spørsmål å si: Gjør man ikke noe sånt nå fra før? Vi er jo mennesker. Vi er vant til å bevege oss rundt i en ganske komplisert hverdag, og vi gjør imponerende ting hver dag. Det å bare navigere hit i dag og være på jobb og gjøre det vi gjør, vitner om evne til å håndtere kompleksitet. Men vi har fortsatt den effektiviserte hverdagen der vi er veldig godt vant til å stykke opp ting i biter. Små beslutninger, små steg, små ansvar, min og din. Hvis du har lyst til å åpne litt opp, så blir det sett på som at det er en risiko for at vi mister litt fokus i oppgaven. Der synes jeg det er morsomt at risiko brukes som utelukkende negativt, for det å åpne litt opp og bruke litt ekstra tid, introduserer også muligheter for positiv risiko. Risikoen for at du finner noe du ikke visste var der, og du blir bevisst noe som du kanskje hadde glemt, at to mennesker får sett det samme og innser at de ikke forstår det likt, og kan rydde opp i det og dermed levere mye bedre fremover. Jeg tror kompleksiteten er der uansett. Så det å øve seg litt på å trekke den inn i kontrollerte former, og ikke alltid, er en kilde til kreativitet. Det er en kilde til nyskapning. Og så tror jeg det gjør det litt lettere for folk at de får lov til å innrømme at dette er skikkelig komplisert. «Nå må jeg prøve å gjøre noe, men det er ikke sikkert jeg får til alt.» Det tror jeg er litt sunt noen ganger.

Ragnhild: Vi, Adrian, snakket jo litt innledningsvis om at det er noe med at man blir bedt om å effektivisere rundt omkring i kommunene. Så man kan jo levende forestille seg en ganske stram hverdag. Også da vi snakket sammen i forkant av denne podkasten, så sto jeg midt oppi et hverdagskaos på hjemmebane, hvor det kjennes ut som om det eneste som holder oss flytende er å klamre seg til en rutine. Og så prøvde jeg å dra den fortellingen til deg, Adrian. Det er noe i det at for mange kommunene ansatte, så er det allerede en fortelling om at man kanskje ikke strekker til. Ingrid, vil du ...?

Ingrid: Jeg har en kommentar til det du sier, for det er jo rett inn i den kommunale hverdagen. Kommunen har veldig mange ulike oppgaver. Den første prioriterte oppgaven er tjenestene til innbyggerne, som vi må levere hver dag. Det er driften som må gå rundt, helt fra vugge til grav. Bare det er ganske komplekst. I tillegg har du planansvaret. Kommunen skal også klare å ha et langsiktig plansystem, hvor du ser i hvert fall tolv år inn i fremtiden. Og så har du kommunepolitikerne, som også maser og banker på. De vil sine innbyggere vel, men som også ofte har det ganske kortsiktige perspektivet. Jeg får snakke for meg selv, men jeg vil tro at de aller fleste kommuneansatte, også ledelsen i en kommune, hele tiden vil måtte navigere i det kortsiktige-langsiktige og kortsiktige-langsiktige. Jeg tror det er ganske viktig, men ofte ekstremt krevende, å klare å sette av noe tid til å ha de langsiktige samtalene. Bare om hvordan vi bør rigge oss, og hvordan det ser ut litt fram i tid, og hva vi må gjøre nå for å møte fremtiden på en god måte. Jeg tenker at vi som er aktørene rundt kommunene også kan hjelpe til. Mange er kjempeflinke til dette, men det er superkrevende. Rett og slett superkrevende.

Karoline: Men handler det ikke litt om å skaffe seg de foraene hvor man kan ha de langsiktige tankerekkene? Er det det systemdesign gjør, å skaffe de foraene på en måte?

Ragnhild: Vil du svare, Adrian?

Adrian: Jeg kan begynne på et svar. Jeg tror det vi gjør nå er at vi understreker viktigheten av å se helhet gjennom å fortelle om hvor viktig det er. «Dette er viktig. Vi må passe på det.» Men vi også være forsiktige med er at dette er noe vi ønsker å øve på og gjøre nok av. Og litt hele tiden er ikke akkurat en mulighet, men for min egen del i denne typen prosjekter, så opplever jeg viktigheten mellom å oppsøke kunnskap, kartlegge og forstå, og så passe på å bruke den forståelsen. Du skal ikke bare lese en bok for å lese en bok. Du skal prøve å forstå noe, kartlegge det, visualisere det, og det behøver ikke å ta lang tid. Det å tegne opp kartet på nytt, er ikke som kartverket. Det er ikke sånn 1 til 10 000, og du må følge alle standarder.

Det kan være brunt papir og en litt tykk tusj, og femten minutter før et møte: «Hva ser du når du hører hyttetorg»? Hva ser du når du tenker på tjenester hjemme?» Og bare få frem hvordan vi tenker, sånn at vi rundt bordet kan si: «Å, du hadde Excel-ark! Jeg hadde prosatekst, og jeg hadde naboen min, og noen andre tenkte kakediagrammer.» For vi tenker forskjellig, og vi har forskjellige logikker, så bare det å hente det litt fram, gjør at man vil kunne gå inn i en samtale og få en litt bedre flyt i den samtalen. Og det tenker jeg er der det starter litt. Det er der jeg kanskje anbefaler de som har den travle hverdagen. Begynn der. Tilbake til ditt eksempel med den hjemmelogistikken.

Ragnhild: Dette er et visuelt verktøy, Adrian? Du beskriver kakediagrammer og prosatekst, men jeg vil egentlig litt tilbake til jordbærkurven. Ingrid, du var litt inne på dette med for eksempel omsorgsboliger. Vi hadde et eksempel gående der, og så er det et visuelt verktøy. Adrian, hvordan ser det ut? Har du lyst til å fortelle litt om det? Hvordan ser det typiske arbeidet med deg ut?

Adrian: La oss prøve den. Det er ikke sikkert jeg bruker jordbær, men jeg vil se om vi kommer tilbake til det.

Ragnhild: Du kan bruke omsorgsbolig.

Adrian: Jeg synes omsorgsbolig er fint. Hvis vi tar tre eksempler, og så litt til prosess. Hvis du er en slags prosjektleder på satsingen for omsorgsboliger, som er lange tidslinjer og masse avhengigheter i tid, så er hodet ditt giret på sekvensen, altså tid fremover, og når skjer hva. Hva må skje først, hva må skje etterpå. Men hvis du er en som driver med arealplanlegging, og du bryr deg veldig om flyten rundt i kommunen, altså hvor disse boligen skal være, og hvordan det påvirker området, da har du kanskje et mer romslig bilde i hodet. Du har et kart med bygg, veier og infrastruktur. Det kan hende at du er en som driver med hjemmesyketjenester, som har mye samarbeid med frivillige, og som har masse aktører og underleverandører.

Du tenker kanskje på hvordan alle disse menneskene skal samarbeide og koblingene dem imellom. Hvis jeg skulle begynt den samtalen med dere nå, så ville jeg sagt først: Hvem i rommet har hvilke av disse bildene i hodet? Skal vi velge én av dem? Skal vi tenker på det som et kart først? Og så får vi ut de viktigste komponentene, som hva det består av, og hvem som er aktørene. Kanskje noen sier: «Det er vel og bra det, men vi må passe på at vi skal fatte en beslutning i et utviklingsløp, så kan vi tegne litt tidslinjer også?» Da sier jeg: «Ja, da slår vi de sammen.» På den ene siden av bordet har vi kartet, som viser alt som er der, og så har vi et ark som ligger på den andre siden av bordet, og der har vi en tidslinje. Og så bruker vi det som diskusjonsunderlag.

Vi peker på det. Husk det huset her, husk det bygget der. «Når skal det bygges?» Og så står vi og peker på hver vår ende. Det viktige som skjer da, er egentlig ikke det som er på bordet, men det er den samtalen vi har. Det er det vi egentlig prøver å få til, at vi har en bedre samtale om omsorgsboliger, der vi har respekt for at det finnes ulike måter å tenke på. Det hjelper å få dem ut. Vi kan bli litt enige om hvordan vi skal tenke i det møtet, og så får vi en litt mer presis samtale om noe som er kjempekomplisert og kjempekomplekst. Det ville vært et steg på veien, å ha en første kartleggingssesjon.

Ragnhild: Ja, og det du snakker om da, Adrian, er jo egentlig at systemdesign ikke løser selve utfordringen, men det setter alle de ulike aktørene i stand til å løse utfordringen. Ingrid?

Ingrid: Bare en kjapp kommentar, for jeg tror at man kanskje også da blir tvunget til å ta med noen aktører man kanskje ellers ikke ville tenkt at man trengte rundt det bordet, nettopp for å klare å forstå den komplekse helheten. Med eksempelelet om omsorgsboliger, ville man kanskje sett: «Å, vi må kanskje tenke hakket før de bygges, og hva skal egentlig til for at de eldre skal bo lengst mulig hjemme?» Bare som et banalt eksempel i denne sammenhengen, men jeg tror vi har så mye å hente på å invitere noen til det bordet som vi ikke snakker så ofte med.

Ragnhild: Det du sier da, Ingrid, er at særlig det der med å få alle de ulike aktørene rundt det samme bordet er kjempeviktig. Adrian, er det du som identifiserer hvem som må sitte rundt det bordet, eller er det kommunen? Hvordan sørger man for at riktige mennesker sitter rundt det bordet og ser på tidslinja og arealfordeling?

Adrian: Som designer er det veldig heldige svaret at det er noe vi gjør sammen. Designprosessen er avhengig av samskaping, så da vil det være de som er rundt bordet som sammen finner ut av det. Det er ikke alltid jeg er den som er mest komfortabel med å tegne rommet. Det finnes mange skaptegnere der ute. Men jeg vil kanskje være den som fører pennen litt, og som får lov til å legge opp til en god prosess og en god opplevelse, og kanskje ha det fasiliterende ansvaret. Men jeg er jo ikke der som en domeneekspert. Det er det jeg liker veldig godt, også med eksempelet om å få inn nye stemmer. For plutselig er det et hull i kartet, et hull i modellen eller et hull i tidslinjen, og ingen vet egentlig hva som er der. Da må vi finne ut hvem det er som vet det.

Karoline: Forstår jeg det riktig at dette kartet ikke er noe man trenger å tegne opp i starten av en prosess? Det er noe man kan tegne hele tiden og ta med i forskjellige sammenhenger og i forskjellige møter, og så varierer det litt og så utvikler det seg. Er det sånn?

Adrian: Ja, absolutt. Bare som et eksempel. Heldig timing. Jeg fikk faktisk en e-post i forgårs med en som jeg hadde gjort en kartlegging med i 2015. «Husker du da vi jobbet med det boligsosiale kartet?» Da hadde vi kartlagt hele den boligsosiale sektoren. Da var det en sånn aha, for det bildet hadde aldri eksistert før, og den følelsen av at noen husket det bildet og refererte til noe vitnet om at det hadde gjort noe for noen der. Men i senere tid har jeg vært med på å lage forskjellige versjoner av det kartet. Det hjalp oss da, og så lærte vi noe nytt, og da måtte vi tegne opp kartet litt på nytt. Eller det kom noen flere stemmer inn. Du må ikke gjøre det i starten, men det fine med å jobbe litt og litt er at du kan porsjonere det ut. Du må ikke grave deg ned i det bare for moro skyld. Det kan være gøy, men det er ikke så lurt. Men å gjøre det litt og litt, kartlegge litt, bruke det litt, dele det litt, oppdatere det litt, og så holder du det gående.

Ingrid: Jeg vil bare legge til at ... Nå sier jeg det ikke bare fra erfaring med systemorientert designmetodikk, men egentlig design generelt. Min erfaring med det er at det kanskje er samtalen og prosessen som er viktigst, men også det visuelle. Men det er jo virkelig kompetanseheving. Ved å være med på den prosessen, så får man innspill til nye måter å tenke på. Vi kan kanskje si det sånn, for å lære seg er kanskje å dra det litt langt, men jeg synes det har vært utrolig lærerikt for meg i min jobb i andre sammenhenger og andre prosjekter eller oppgaver jeg har hatt. Jeg vil bare legge til det.

Ragnhild: Vi er jo opptatt av dette med et blikk nedenfra og opp. Jeg tenk på det i forbindelse med systemdesign. Det er veldig lett å se for seg at det er relevant for en type ledelse som trenger et beslutningsgrunnlag å på en måte skaffe seg en oversikt for å kunne gjøre beslutninger. Men er det på en måte et ovenfra og ned-verktøy? Kan du si noe om det, Adrian?

Adrian: Jeg tror det er ekstremt viktig å være bevisst det spørsmålet du stiller nå. En tegning har makt. Et bilde har veldig mye makt. Det vil prege alle. Det vil sette rammen. Det å være bevisst om hvem sine perspektiver man legger til grunn for den visualiseringen man lager. Hvis du tar en bestilling fra en toppledelse eller toppolitiker, og så tegner du det veldig topp-ned. Og så må alle stå og snakke rundt den tegningen hele resten av prosjektet. Da vil du kanskje miste noen stemmer, for som vi alle kanskje føler litt på i livene våre er det rundt oss organisert av litt andre hensyn enn våre egne behov. Det finnes en sektorinndeling, noe jeg vil innrømme som en privatperson at jeg ikke synes er nevneverdig viktig. Det er ikke sånn at jeg går rundt og tenker jeg er så glad for at vi har sektorinndelt vår offentlige sektor. Men fra toppen og ned skjønner jeg veldig godt hvor det kom fra, og når det var en innovasjon å gjøre det. Men det betyr at hvis jeg som innbygger skal prøve å forstå noe, så ser ikke jeg de samme modellene. Jeg ser en kommune som er rundt meg, et kontor som er der, og jeg har et NAV-kontor som er litt borti gaten der, og så er det en legevakt nedi her borti svingen. Det betyr at når vi kartlegger fra det perspektivet, så blir det veldig annerledes. Da tror jeg det er veldig lurt å kombinere flere forskjellige perspektiver. Da er det bunnen opp-perspektivet. Jeg har en bakgrunn som designer, og mye av det handler om å jobbe som tjenestedesigner og utvikle tjenester. Jeg er veldig interessert i hvordan mennesker opplever ting, og de opplever ikke ting topp-ned. -

Ragnhild: Nei, det er noe med «Ruth» som jobber i den omsorgsboligen, som det blir gjort noen veldig overordnete beslutninger på vegne av. Men er det da du, Adrian, som på en måte sier: «Dere har ikke svar på dette, men Ruth som jobber der er hun vi skal ringe?» Er det litt sånn?

Adrian: Jeg vet at det som designer er det veldig lett å ta på seg ansvar for den som bringer empati, og den som snakker om bruker. Men der kan jeg veldig fint si at det flotte med å jobbe i kommunal sektor er at der er alt tett på. Så det er ikke en designer som sier at Ruth jobber der. De som jobber i kommunen vet veldig godt hvem Ruth er, og det er de som tenker: «Åh, du tenker på Ruth?» Så det er tilbake til den samskapingen som Ingrid løftet opp i sted. Selv om jeg sånn faglig sett har en tilbøyelse for å tenke ved det menneskelige perspektivet, så tenker jeg at designeren ikke skal stikke av med den og si at det er eget ansvar. Men igjen, får man føre pennen, så får man også lov til å være den som kanskje peker litt først. Men det betyr ikke at man ... Jeg skal krediteres for det, synes jeg.

Ingrid: En kjapp kommentar på dette med det visuelle, for du sier at det er mye makt, men det er også et veldig viktig verktøy. Eller noe som jeg tenker vi har veldig godt av, å nettopp få noe visuelt fremstilt. En svær rapport eller et Word-dokument i en eller annen form. Så tommel opp for det visuelle. Jeg hadde bare lyst til å si det.

Adrian: Og da kan jeg også legge til at jeg er veldig imponert over lokalpolitikere, for jeg har sett noen av de dokumentene som de mottar for å sette seg inn i saker, og det er overveldende. Tilbake til den hjemmesituasjonen. Det å på en ettermiddag skulle gå gjennom et sånt sakskompleks er ikke en liten oppgave. Så det å kunne bidra litt til å løfte noe ut av de dokumentene, og litt i andre formater, er en veldig interessant samtale.

Karoline: Jeg vet ikke hvor relevant det er, men noe av det som vi snakket om, Ragnhild, var jo dette med ovenfra og ned-perspektiv, og at det er en tilfredsstillelse i å få et overblikk. Det er jo en følelse av å få kontroll. Å komme opp på toppen av et fjell og bare se utover. «Nå ser jeg hvordan denne byen henger sammen.» Men så er spørsmålet når du sitter med det overblikket og ser dette kartet med alle detaljene og institusjoner også videre om man også kan glemme litt .... I byutviklingen snakker du om ovenfra og ned, men også livet på gata, og hvordan det faktisk er å gå gjennom den byen fremfor å se det ovenfra på et kart. Kanskje litt det samme her, hvordan det er å se på for eksempel denne utfordringen på et kart versus å faktisk sitte der inne på NAV-kontoret og skjønne at du har ikke tid til å fylle ut de papirene. Disse to perspektivene, hvordan spiller de sammen?

Ingrid: Jeg tenker at gjør man denne jobben bra, så vil jo nettopp de to perspektivene spille veldig godt sammen, og får man ikke de til å spille sammen, og nå må du arrestere meg, Adrian, må man jobbe videre med kartet. Nettopp den ansatte på NAV-kontoret, som et eksempel her nå, kan jo kanskje få et annet bilde av sin jobb, og hvor viktig den er for alle de andre brikkene, for dette helhetsperspektivet betyr jo ikke at ... Brikkene er jo vel så viktige, men det at denne visualiseringen eller kartet kan hjelpe oss i å forstå brikkene, og hvordan de henger sammen, og hvor ekstremt avhengige de er av hverandre. Jeg tenker det også kan løfte fram den enkelte ansatte, og hvor viktig rolle man har.

Ragnhild: Ja, jeg kan se for meg at det kan ha en effekt, ja

Adrian: Men det kan jo være nyttig, bare for rydding opp i hodet vårt, at vi ser for oss at vi skal prøve å forstå hvordan ting henger sammen, og så skal vi prøve å forandre det. Og som vi sa tidligere: Kart i seg selv, selv om det kan gi deg ...  Hva heter det? når folk reiser opp i verdensrommet og ser de hele jordkloden? Det heter «the overview effect». Nå ble det ett engelsk ord. Men det å se jorden som en globe, og innse hvor begrenset størrelsen er, det er sagt å ha påvirket astronauter. De blir veldig bevisst det når de kommer tilbake igjen på jordkloden. Og det å få et sånt overblikk er jo en ansvarsfølelse. Det er sånn: Vi er privilegerte i dette prosjektet til å få lov å trå et par gode skritt tilbake og se, og da må vi få den forståelsen, og vi må bruke den til noe. Vi må prøve å hjelpe de som skal bistå oss i å skape forandringen, og skjønne hvordan de kan gjøre det på en mer informert måte. Det tror jeg er noe av det dere beskriver, at hvis man blir sittende igjen og si: «Men dette får vi ikke gjort noe med. Dette er for stort». Da må man prøve å stykke det opp i noen mindre biter og prøve. Jeg tror det vi har rundt oss nå, er det som i stor grad er en mer eller mindre fullstendig menneskeskapt jord. Vi har gjort beslutninger og tatt valg, og hvis vi zoomet litt inn, vi har laget disse kommunene. Så vi kan også lage de annerledes. Vi må respektere mye på veien, det er demokrati, det er mange ting å hensynta, men i stor grad kan vi forandre det. Det er ikke lett, det er ikke alltid gøy, men det er fullt mulig. Det tror jeg noen ganger er sånn vi må minne oss selv litt på, at vi kan forandre på så utrolig mange ting, og det å løsne litt opp i det, og få et nytt perspektiv, kanskje til og med et overblikk, pleier å hjelpe litt.

Karoline: Der nikker Ingrid voldsomt. Det er ikke for ingen grunn at dette er radikal innovasjon!

Ingrid: Ja, jeg er så enig det du sier, og det er kanskje nettopp derfor også Partnerskapet for radikal innovasjon ble opprettet. Fordi man ser at vi ikke kan fortsette å levere tjenester på akkurat samme vis i fremtiden, og da vil jeg bare nevne et prosjekt som vi er i gang med. Det heter «2040 begynner nå - kunsten å unngå den kommunale kollaps». Det er litt sånn dystopisk undertittel, men det er et sitat fra en kommunedirektør. Det er en reell og stor utfordring. Om noen år har vi ikke råd til å levere tjenester på samme måte som i dag. Vi har verken penger eller folk. Når vi virkelig tar det innover oss, hva bør vi gjøre nå for å møte disse endringene i fremtiden? Og så vet vi jo at verden ... Vi har jo vist på gang at når det virkelig røyner på, så finner man nye løsninger, og det ordner seg. Det er jo et kjempestort handlingsrom og kjempestore muligheter. «2040 begynner nå skal bli et verktøy som skal hjelpe kommunene i å se litt i inn i krystallkula, og nettopp få en opplyst debatt i kommunestyret, kanskje også for innbyggerne, om hvordan det ser ut helt lokalt for oss. Jeg vil bare huske å få sagt at det er jo lokalt vi må finne de nye løsningene, og det er i lokalsamfunnet folk bor, og det er der vi skal leve gode liv. Kommunen har en kjempeviktig rolle i nettopp dette bildet her, og kanskje også et større handlingsrom enn man innimellom tror. Så jeg tror at vi framover nå skal få til noe kjempebra sammen i kommunal sektor med veldig mange andre aktører, som vi også trenger for å finne de nye måtene å løse utfordringene på.

Ragnhild: Jeg er glad du hadde en positiv avslutning, Ingrid, for bare kjenn på det ordet «kommunal kollaps». Det er fryktinngytende. Denne hverdagen hvor man klamrer seg til en rutine for å kjenne at man har hodet over vannet, og så skal man klare i den hverdagen å rydde plass til jentetur, guttetur eller tverrkjønna tur, sånn at man kommer seg opp på en fjelltopp og får litt perspektiv i livet. Det var egentlig det vi snakket om her. I det ligger det at man må anerkjenne at det er noe man virkelig må ta seg tid til å prioritere. Adrian, du er inne på det når du snakker om denne «aha». Jeg har akkurat fått en mail med en case som har fått en aha-opplevelse. «Endelig skjønte vi noe!» Har du flere eksempler på det? Det er mest for å hjelpe kommunene, at dere faktisk må dra på guttetur og jentetur og komme dere på fjellet.

Adrian: Det som ikke krever så altfor mye å se for seg, er det å ta et skritt tilbake og bare gå opp på den fjellknausen, toppen eller den tinden i kommunen og se utover. Så skjønner du hvordan landskapet er. Du kan se hvordan næring fordeler seg, bebyggelse fordeler seg og byggearealet du har tilgjengelig for den planen du skal legge. Det som jeg merker har gitt en sånn gøy aha, er at når vi kartlegger, så prøver vi å tenke helhetlig. Det er et sånt ord som er veldig lett å si. Og så fikk jeg et spørsmål av en student en gang som sa: «Men hvor helhetlig er helhetlig?» Da sa jeg: «Touché! Veldig bra stilt!» Men det som i hvert fall for min egen del og i prosjektet vi står i nå, gjentatte ganger har blitt den nye aha-en ... Vi er et veldig informert folk. Vi vet veldig mye om hvordan ting foregår.

Vi kan masse om kommunene våre, men det vi kan litt lite om, er at helhetlig også inkluderer tid. Det å tenke helhetlig er både å se bak og se på hva vi har gjort før, og se på det som en viktig del, og da tenker jeg spesielt på den kommunale utviklingen, og se på den reisen kommunene har tatt fra å ha ganske begrenset ansvar til å ha enormt mye ansvar, og hvor mye innovasjon det ligger i det. Og så kommer den andre delen, som kanskje vekker flest aha-er, og det er fremtid. En del av det å tenke helhetlig er også å ta på seg litt ansvar og si: «Men hvordan kan det se ut fremover? Hvordan ligger vi an til i fortsettelsen nå?» Perspektivmeldingen, som sier mye om hva slags scenario Norge har foran seg, er kjempeinteressant. Den er også litt skummel. Men hvis du snur litt på det og sier: «Hva slags fremtid ønsker vi å ha? Hva slags store målsettinger kan vi ha? Hvordan kan vi beskrive dem? Kan vi prøve å kartlegge ønskede fremtider også?» Ting vi kan samle oss rundt. Det betyr egentlig bare at hvis vi går tilbake til bildet ...

La oss si at vi er tilbake på jordbær. Og så har vi arket på den ene siden av bordet, og vi har prøvd å forstå hvor jordbærene kommer fra, og hvordan vi kan få bedre jordbær neste år. Vi har bestemt at vi skal bruke fem kroner ekstra på den kurven, for da understøtter vi den delen av jordbærindustrien. Hvis vi hadde satt oss ned, og så hadde vi rullet ut et ark fremover og sagt: «Når vi gjør dette her nå, hva med om tre år? Hva med om fire år? Hva må vi gjøre for at vi skal fortsette å få mer og mer gode jordbær?» Og da blir plutselig ting ganske annerledes, for da kan det hende at jordbærproduksjonen må flytte seg. Det kan hende at vi må se på annen infrastruktur fordi vi ikke har samme mobiliteten av arbeidskraft, som er en del av det. Og det kan hende at vi må revurdere om det jordbæret kanskje må komme fra et annet sted allikevel. Det er en sånn aha som går igjen. Én ting er å få overblikket, andre ting er å minne seg selv på alt man har fått til, og så kommer det største aha-et. Vi kan faktisk mene noe om det fremover også. Det trenger vi også å snakke om. Og så trenger vi rett og slett å prøve å kartlegge. Dere vil jo kanskje ikke bli overrasket hvis jeg sier at vi ikke har et felles bilde av fremtiden. Det glemmer vi av og til å snakke om, og da er det faktisk ikke så lett å samarbeide.

Ragnhild: Ingrid, har du lyst til å si noe om det?

Ingrid: Det var veldig klokt. Nå passet jordbærhistorien helt ekstremt godt inn i hvordan man kanskje også må ta noen avgjørelser som virkelig gjør at vi må kaste noe helt på båten. Kanskje vi må begynne å dyrke jordbærene et helt annet sted, eller gjøre noen endringer i rammebetingelsene eller strukturene våre som vi egentlig kanskje tar for gitt innimellom. Og da skal vi gjøre så store avgjørelser og ta så store viktige grep for folk, så må vi jo være sikre på at vi gjør de riktige tingene.

Karoline: Hva tror dere de som hører på rundt omkring i kommunen tenker? Tror dere de tenker «ja, dette må vi gjøre mer av» eller «dette gjør vi jo»? Litt sånn tilbake til det jeg sa sist gang også. Jeg tenker jo at mye av det dere sier høres veldig klokt og riktig ut, men jeg også: Dette må man vel også gjøre allerede? Hvor er det gap her?

Adrian: Det korte svaret er «ja». Jeg tror de opplever at de gjør det så godt de kan med tanke på det de kan og når de kan nå. Jeg vil ikke gå en hel dag og bare tenke på meg selv, og bare bry meg om mitt egen ve og vel, mitt eget hjem, min egen lønn og min egen kone, og bare sånn bare bry meg om meg. Men i løpet av en dag er det ganske mange ganger jeg dyttes i den retningen allikevel, for det er sånn vi har rigget oss litt i dag. Jeg opplever at veldig mange vil tenke litt større, men det er ganske mange ting i hverdagen vår som begrenser oss. Om det er saksdokumentene, og hvordan du blir bedt om å kutte innad i et budsjett uten at du en gang får se de andre, eller du skal velge et prosjekt, og så får du bare høre to ulike alternativer der det kunne vært tre. Så det er mange sånne småting som ikke handler om at folk hver for seg er noen kjipe folk.

Karoline: Ja, og nå går vi litt tilbake igjen, og det er bra, for da begynner vi å komme litt rundt. Da er vi tilbake igjen til at vi må skaffe oss de der lommene eller foraene hvor vi kan løfte blikket, og da kan systemdesign være en metode for å gjøre det. Jeg tror jeg begynner å skjønne det.

Ingrid: Og kanskje bruke det inn i en prosess man uansett skal gjøre, sånn at man ikke gjør det i tillegg til, men som en del av noe man skal. Da blir det en metode man kan dra opp av verktøykassa.

Adrian: Jeg tror det er en kjempefin presisering, for som jeg pleier å si: Du får ikke gjort mye hvis du har et rom fylt med bare designere. Det er veldig få rom med samme folk som ender opp med noe særlig annet enn å bare gå rundt i ring og si hvor flinke de er. Men det å blande sammen. Hvis man tar arealplanlegging, og så ser de fine kartene med forskjellige nivåer, og forskjellige fargekoder og masse rikt materiale

Karoline: Det er veldig fint!

Adrian: Ja, jeg synes det er veldig fint. Og så legger du det ved siden av en oversikt over tjenestereisene som leveres i kommunen, og så fordeler du litt utover, og så begynner du bare å blande litt sammen ulike fag sine materialer. Da får du en rik forståelse. Det tror jeg av og til i hverdagen ... Alt ligger på en PDF, i en mappe, på en fellesserver på laptopen din som er så liten, for du skal bære den rundt, så den er kanskje 13 tommer maks. Vi må hente ting litt ut derfra, og da liker jeg den blandingen. Jeg synes Ingrid sitt poeng er helt strålende, å legge disse prosessene ved siden av hverandre og kombinere verktøy, er jo det absolutt gøyeste.

Ingrid: Da må jeg bare legge til en personlig kommentar. Jeg kom jo fra helse, sosial, og velferd. Og så var jeg så heldig å komme inn i en setting hvor jeg ble utsatt for planmiljø og samfunnsplanleggerne i kommunen. Fy søren så mye jeg lærte! Vi hadde så mange bra samtaler, og det var virkelig berikende for meg. Jeg har brukt det i så mange sammenhenger. Jeg kommer tilbake til det gang på gang hvor mye man lærer av arkitektene og alle mulige andre fag enn ditt eget. Tommel opp!

Ragnhild: Ditt spørsmål var hva du tror kommunene sitter og tenker når de lytter til dette. Jeg håper at de tenker at det ikke skader å teste dette. Vår hypotese var jo at systemdesign er en metode som kan bidra til å gjøre kommunene i stand til å forebygge disse varslede samfunnsutfordringene. Jeg tenker at vi nå har to eksperter her, og nå sitter kommunene der hjemme og tenker: «Ok, dette hørtes egentlig ganske lurt ut, men hvor begynner jeg?»

Adrian: Det første punktet jeg ville startet på, er jo å ta en prat med PRI, for der ligger det mye godt materiale som dere er flinke til å dele. Jeg tenker det er veldig bra startpunkter å forholde seg til det.

Karoline: PRI er jo da Partnerskap for radikal innovasjon.

Adrian: Partnerskap for radikal innovasjon, takk. Jeg akronym-synder jeg også. Men det andre jeg kanskje vil ha sagt: La oss si at du lyttet på dette her, du som er i den andre enden nå, og så er du litt nysgjerrig på om du skulle prøvd ut noe. Da har jeg en liten praktisk ting. Neste gang dere har et møte som handler om å oppsummere hvor dere står, så er mitt lille forslag at dere ruller ut et litt større ark enn vanlig på bordet, og at dere underveis i samtalen bare prøver å tegne lite grann. Dra noen streker imellom hverandre hver gang de andre sier noe som du tenker påvirker litt det du skal si, og så prøver du å skrive ned hvordan. Bare ha det som en liten øvelse for å få i gang, og dere kommer helt sikkert til å skrive noe åpenbart, men jeg er rimelig sikker, og jeg mottar gjerne beskjed hvis dette er helt feil, at noe der vil overraske deg. Da tror jeg du har satt nysgjerrigheten i gang.

Ragnhild: Det var veldig fint, Adrian! Ingrid, har du lyst til å legge til noe? Har du noen gode råd?

Ingrid: Jeg tror jeg bare vil gjenta det jeg sa i stad om å ta utgangspunkt i noe man skal gjøre. Ta utgangspunkt i de lokale behovene. «Hva er det vi vil med vårt lille lokalsamfunn? Hva er det vi baler med? hvor tror vi vi er om fem–ti år?» Tenk om det kan være en aktuell metode å bruke inn i noe man likevel skal i gang med. Og selvfølgelig det vanlige, som jeg vet kommuner er superflinke til: «Hvem har gjort noe på dette før, og hvem kan vi lære av?» Kanskje ikke vi trenger å gjøre prosessen selv. Kanskje vi kan få noen tips av noen andre om hvor vi skal begynne for å bygge på den kunnskapen som finnes rundt omkring.

Ragnhild: Veldig fint! Da er vi i mål.

Da har gjestene forlatt studio, og vi sitter her igjen. Hva har vi egentlig lært? Jo, vi har lært at systemdesign er et samtaleverktøy og en metode hvor man tegner et visuelt kart, og det kartet hjelper oss med å bygge bro mellom for eksempel ulike arealinteresser. Det kan være mellom fortid og fremtid, men kanskje aller viktigst: Det hjelper oss med å få en felles forståelse blant oss som sitter rundt bordet. Nettopp derfor er det også viktig å huske på hvem man inviterer til å sitte rundt bordet for å være med å tegne. Og så er det dette som vi gjentar til det kjedsommelige: Gjør ikke kommunene dette allerede? Utarbeider de ikke sammensatte planer hvor de inviterer masse ulike mennesker til bords? Jo, og det er akkurat det som er poenget, og som Ingrid Blichfeldt er så flink til å minne oss på: Dette er i kjernen av en kommunes virksomhet. Samtaler om komplekse temaer med masse ulike aktører har dere masse av allerede.

Det er derfor jeg tenker at systemdesign ikke er mystisk i det hele tatt. Det er et samtaleverktøy som hjelper oss å strukturere den samtalen vi allerede har, og gjør at den tiden som vi uansett bruker på samtaler som er vanskelig og sammensatt blir så fruktbar som overhodet mulig. Og så er det jo dessverre sånn, som vi også innledet med, at kommunene i Norge står overfor store og vanskelige utfordringer. Utfordringer som kan virke overveldende, og det kan være lett å gå seg vill. Men når du kjenner at du egentlig ikke vet hvor du skal, hvem du skal ringe, eller hvor du skal begynne, og så har du lyttet til denne podkasten, og så har du laget et kart, og det kartet ligger i en skuff som du bare kan finne fram, og så vet du kanskje hvor du skal begynne likevel.

 

Adrian er designer og studioleder i Halogen, et designbyrå med over 22 års fartstid. Studioet er spesialisert på «forvaltningsdesign» – et nytt fagområde i grenseflaten mellom design og forvaltningskompetanse. Denne fagligheten er en videreutvikling av tjeneste- og systemorientert design, som Adrian har praktisert i 10 år. Han mener det krever dyp forståelse for hvordan tjenester utvikles, forvaltes og leveres. Kombinert med en genuin nysgjerrighet for kapasitetene ansatte i det offentlige besitter. For å virkelig styrke hvordan det offentlige leverer på samfunnsoppdraget, finne bærekraftige løsninger på utfordringer vi står foran og kan finne nye måter å samarbeidet i prosessen.