Prosjekt: Arkivfloken – innebygd arkivering
Oppdragsgiver: Arkivverket
Det er avdekket gjennom flere gjennomganger at store mengder arkivverdig dokumentasjon ikke tas vare på for ettertiden.
Det er et demokratisk problem at vi ikke har dokumentasjon på beslutninger og saksganger, fordi det ikke arkiveres. Dette skjer i stor grad fordi arkivering og journalføring er tidkrevende og vanskelig, og slik oppfattes det over hele forvaltningen. Systemene er lite brukervennlige, og med mange skjønnsmessige vurderinger som er overlatt til hver enkelt saksbehandler. Resultatet er at arkivering blir sett på som en stor tidstyv.
Dette prosjektet vil bidra til å sikre at informasjonen som tas vare på gjenspeiler beslutningene som tas og kontaktpunktene menneskene har med det offentlige Norge. For å finne ut av dette ønsker Arkivverket å gå åpent og utforskende til verks.
Dette prosjektet representerer en skikkelig floke, og det demokratiske aspektet ved manglende arkivering er et samfunnsproblem. Saksbehandling er dessuten en kjerneoppgave i forvaltningen og en løsning på dette vil gi alle som jobber i forvaltningen en enklere hverdag og spare det offentlige for enorme ressurser. Gevinstpotensialet er svært tydelig.
Arkivverket ser at det er ingen som har ansvaret for helheten i denne floken, og de ønsker nå å ta den rollen. De er åpne og har allerede gjort et forarbeid som vil være et godt utgangspunkt. (Prosjektet har blant annet fått råd fra Digitaliseringsrådet.) Et slikt prosjekt vil også være avhengig av samarbeidspartnere, og der har de allerede flere på plass. De er godt organiserte, har tydelig forankring og har med fagavdelingene inn i prosjektet.
Prosjektet har stort innovasjonspotensial. Dette er arbeid som ikke er gjort før og som vil kunne få både nasjonal og internasjonal spredning og oppmerksomhet. Dette er også et prosjekt som vil innebære offentlig-privat samarbeid, og kunne bidra til å utvikle leverandørmarkedet innenfor arkivsystemer. StimuLab mener at her er det stort potensial for å tenke helhetlig, utforskende og helt nytt. StimuLab mener også dette kan bli et veiviserprosjekt som kan vise hvordan det er mulig å gjøre virkelig store transformasjoner.
Dette prosjektet er komplekst, krever at man har nok tid og nok ressurser, og vi antar også at dette prosjektet vil kreve spesiell tverrfaglig kompetanse hos leverandøren. En del av midlene i anskaffelsen skal også gå til å dokumentere arbeidet. Hvordan dette skal skje vil bli nærmere omtalt i konkurransegrunnlaget for denne konkurransen.